Cadeia de custódia de amostras: o que registrar em cada movimento

Todo laboratório diz que tem rastreabilidade. Quase todo laboratório tem, na verdade, duas fotos: o momento da coleta e o momento em que o resultado saiu. O que aconteceu entre as duas — o trajeto, a espera na caixa térmica, a troca de turno — costuma existir só na memória de quem estava lá.

Cadeia de custódia é o registro contínuo desse meio. E é o que muda de figura na RDC 786/2023: a norma pede rastreabilidade digital e auditável da coleta ao descarte.

Os quatro campos de todo evento

Um evento de custódia responde sempre às mesmas quatro perguntas:

1. Quem — o usuário que executou o ato, não o setor. Setor não assina.
2. Quando — com fuso horário. timestamp sem fuso é ambiguidade esperando o horário de verão.
3. Onde — origem e destino, como unidades cadastradas, nunca texto livre.
4. Em que condição — a temperatura medida no ato, comparada com a faixa esperada para aquele tipo de amostra.

Quando os quatro estão presentes em cada movimento, a corrente se fecha sozinha: o destino de um evento é a origem do próximo, e um buraco na sequência é visível sem auditoria manual.

As fases que importam

O ciclo mínimo que sustenta um laudo:

COLETA → RECEBIMENTO → PRÉ-ANALÍTICA → ANALÍTICA → PÓS-ANALÍTICA → LIBERAÇÃO — com REJEIÇÃO como saída possível a partir de qualquer ponto anterior à liberação.

Modelar isso como máquina de estados, e não como uma coluna de texto, resolve dois problemas de uma vez. O primeiro é a transição inválida: uma amostra não pode ser liberada sem ter sido recebida, e o sistema deve recusar a tentativa em vez de aceitar e deixar a inconsistência para o relatório descobrir. O segundo é o relatório de tempo por fase, que só existe se as fases forem entidades.

Temperatura é dado, não observação

O erro mais comum é registrar temperatura como campo livre preenchido “quando dá”. A norma espera comparação: valor medido contra faixa esperada, com ação registrada em caso de desvio.

Na prática, o recebimento precisa fazer três coisas no mesmo ato:

• gravar a temperatura medida como número com escala definida — numeric(5,2), nunca ponto flutuante, porque a diferença entre 7,4 °C e 7,45 °C decide aceitação;
• comparar com a faixa cadastrada para o tipo de amostra;
• abrir a não conformidade sozinho quando a faixa é violada, sem depender de alguém lembrar.

O terceiro item é o que separa um sistema que documenta de um sistema que controla. Desvio que depende de boa vontade para virar registro é desvio que não vira registro no dia corrido.

O trajeto tem prazo

Toda amostra tem um tempo máximo entre coleta e processamento — a estabilidade do analito. Se o transporte demora mais que isso, o resultado pode sair, mas não vale.

Comparar chegada − saída com o tempo máximo daquele transporte é aritmética trivial que quase nenhum sistema faz, porque o campo existe no cadastro e ninguém o lê. Quando o SLA estoura, a saída correta é a mesma da temperatura: não conformidade aberta automaticamente, com a amostra sinalizada antes de chegar à bancada.

O fim da corrente é o descarte

Os Arts. 45-52 fecham o ciclo no descarte: data, hora e método — autoclavagem, incineração, o que for. É a parte que a maioria dos sistemas não tem, porque o laudo já saiu e o interesse comercial acabou.

Mas é justamente o registro que responde à pergunta desagradável: “onde está a amostra do paciente X, coletada em março?”. Sem o evento de descarte, a resposta é o silêncio — e silêncio, na inspeção, tem o mesmo peso de material extraviado.

Como testar o seu sistema em cinco minutos

Pegue uma amostra que passou por duas unidades e tente responder, em uma tela:

• quem coletou e a que horas;
• quem despachou, para onde, e a temperatura de saída;
• quem recebeu, a que horas, e a temperatura de chegada;
• se a faixa foi respeitada — e, se não, qual NC foi aberta;
• quando o material foi descartado e por qual método.

Se qualquer resposta exigir sair do sistema, a cadeia está partida naquele elo. E a corrente vale pelo elo mais fraco, não pela média.